Varico

Jede Firma, die erfolgreich sein will, muss nicht nur eine gute Strategie, sondern auch die Fähigkeit zu ihrer Verwirklichung haben. Der ausgewogene Berichtsbogen ist ein Konzept effektiver Einarbeitung der Strategie und des Managements mit auf jeder Ebene des Unternehmens durch Verbindung von Zielen, Initiativen und Mitteln mit der Politik des ganzen Unternehmens.

Das Unternehmen Varico aus Poznań gehört zum Sektor der kleinen und mittelständigen Unternehmen. Es beschäftigt durchschnittlich ca. 25 Mitarbeiter in ihren drei Niederlassungen. Die Hauptquelle der Umsatzerlöse der Firma ist der Verkauf eigener Software und der damit verbundenen Dienstleistungen.

Anfang 2002 hat die Geschäftsführung der Firma Varico beschlossen die gründlichen Informationen über die modernen Verwaltungstechniken zu sammeln.

Man hat eine Revue vieler Verwaltungsmethoden durchgeführt, die bei wirksamer Umsetzung und Durchführung der Strategie helfen sollten. Die Entscheidung, welche davon die Geschäftsführung wählen wird war nicht einfach, es gab verschiedene Meinungen, Vorstellungen und Pläne. Währenmd der Diskussion und Untersuchungen verschiedener Managementmethoden wurde der ausgewogene Berichtsbogen gewählt. In der zweiten Hälfte 2002 begann man mit genauerer Untersuchung der Prinzipien des Managements in Anlehnung an den ausgewogenen Berichtsbogen. Jeder Manager in Varico hat das Buch von Robert Kaplan und David Norton „Balanced Scorecard“ bekommen. Nach einigen Gesprächen kam das Konzept des firmeneigenen ausgewogenen Berichtsbogens, das auf dem Laufenden entwickelt wird.

Voraussetzungen und Arbeiten vor der Einleitung

Noch im 2003 wurde die Strategie der Firma formuliert und präzisiert. Es wurden die strategischen Ziele der Firma und der einzelnen Abteilungen entwickelt. Diese Ziele wurden in vier Perspektiven geordnet: Finanzperspektive, Kundenperspektive, interne bzw. Prozessperspektive und Potentialperspektive. Festgelegt wurden auch die Methoden der Messung der Umsetzung einzelner Ziele mit. Es ist die Strategische Karte entstanden, die die Abhängigkeiten zwischen den Perspektiven der BSC, den einzelnen strategischen Zielen und ausführlichen Kennzahlen zeigt.

Mit dem 1. Januar 2004 ist der ausgewogene Berichtsbogen zum Alltag in allen Handlungen der Firma geworden. Alle Mitarbeiter erhielten ausführliche Informationen über die Funktionsgrundlagen des ausgewogenen Berichtsbogens. Aus jedem Arbeitsplatz ist der Zugang zum System BSC-STRATEGUS möglich. Dank dessen jeder, zu beliebiger Zeit die Information erhalten kann darüber, wie die ihn interessierten Kennzahlen oder Fortschritte der Zielumsetzung aussehen.

Es wurde eine vierteljährliche Abrechnungszeit von sowohl Zielen und Ergebnissen, als auch Preisen für die Umsetzung festgelegt. Man hat beschlossen, die Ziele der Mitarbeiter, Abteilungen und der Firma am Anfang jedes Quartals festzulegen. Man hat vorgeschlagen, dass die vierteljährlichen Ziele hauptsächlich aus der Initiative der Mitarbeiter der Firma entstehen und durch die Abteilungsleiter nach der Rücksprache mit dem Generaldirektor genehmigt werden. Von Bedeutung soll es sein, dass alle Ziele die mit der SMART-Methode festgelegten Kriterien erfüllen.

Es bedeutet, die Ziele sollen:

• Specific – klar festgelegt,
• Measurable – messbar (um feststellen zu können, inwieweit wir es erreicht haben),
• Ambitious – ehrgeizig, um mehr mit der standardmäßigen Handlung zu erreichen,
• Realistic – erreichbar in den Augen der Umsetzenden,
• Time bound – mit einem Fertigstellungsdatum.

Mit den Zielen werden Prämien für die Umsetzung der Ziele festgelegt, und die Erfüllung der vierteljährlichen Ziele unterliegt monatlichen Revues.

Ergebnisse

Die Managementtechnik, die sich auf dem ausgewogenen Berichtsbogen stützt, umfasst alle Tätigkeitsbereiche der Firma Varico. Die Umsetzung der strategischen Ziele auf jeder Organisationsebene der Firma beeinflusst sowohl die Prozesse innerhalb der Frima (Potential- und Prozessperspektive) als auch die Umgebung (Kunden- und Finanzperspektive).

Der ausgewogene Berichtsbogen funktioniert bei Varico seit 2003. Seit dieser Zeit sind viele positiven Ergebnisse beobachtet worden, die mit ihrer Umsetzung in Verbindung stehen:

• Bewußtsein und Verantwortung der Mitarbeiter für die Handlungen der Firma sind gestiegen
• Effizienz der Arbeit und der Planung sind gestiegen
• gestiegen sind solche Kennzahlen wie:
  • Prozentzahl der Aufnahme des Wissens durch die Mitarbeiter während der internen Schulungen (die mit Hilfe des E-Learning – Moduls – SERVUS®
  • Anzahl und Gewicht der eingeleiteten Innovationen
  • o Prozentzahl der Kundenzufriedenheit mit den Leistungen
• Kosten der Funktion der Firma in vielen Bereichen sind gesunken

Bei der Betrachtung der Skala der Steigerung einzelner Kennzahlen kann man einfach beurteilen wie groß ihre Verbesserung durch die Einleitung des ausgewogenen Berichtsbogens beeinflusst hat. Die Umsetzung der Strategie der Firma besteht nämlich aus der Umsetzung aller (sogar der kleinsten) Aufgaben, die im Alltag an jeder Arbeitsstelle in der Firma realisiert werden. Die Handlungen von Varico beweisen, dass man die modernen Managementtechniken nicht nur in großen, sondern auch in kleineren Unternehmen einleiten kann.