Die Qualitätspolitik strebt folgende Ziele an:
- dass die durch die Firma hergestellte Software den Bedarf der Kunden vollkomen deckt,
- dass die Herstellung der Programme auf maximale Erleichterung der Arbeit der Kunden eingestellt ist,
- dass der professionelle Verkauf der Programme mit maximaler Unterstützung in Form von Schulungen und Einarbeitung der Programme verbunden ist,
- dass die Betreuung nach dem Verkauf als kompetent, schnell und effektiv empfunden wird.
Alle Mitarbeiter der Firma Varico setzen in der Praxis die so bestimmte Qualitätspolitik um. Sie wird eingesetzt und ständig verbessert durch:
- Beschäftigung entsprechend gebildeter Mitarbeiter und laufende Fortbildung der Kenntnisse durch Schulungen,
- Verantwortung jedes Mitarbeiters für die Qualität seiner Arbeit,
- laufende Analyse des Kundenbedarfs, Bildung von Produkten und Leistungen, die an den Bedarf angepasst sind,
- Verwendung richtiger Prinzipien der Programmiertechnik,
- sukzessive Modernisierung der Projekt-, Produktions-, Verkaufs-, und Serviceprozesse der Software, die das meist effektive Genugtuung den Kundenanforderungen anstrebt,
- Einsatz von Technologie, die den Anforderungen der Kunden entspricht.
Einleitung des Qualitätssystems bei Varico
Im September 1998 hat der Generaldirektor der Firma Varico, Rafał Łożyński den Vertrag über Consulting-Hilfe mit der Beraterfirma UMBRELLA PROJECT unterzeichnet, die aus den Fonds der UNO, der Regierung der Republik Polen und der EU finanziert wird und im Rahmen des Programms der Entwicklung von UNO funktioniert. Dieser Vertrag umfasste die Hilfe von UMBRELLA PROJECT bei der Einarbeitung des Systems der Qualitätssicherung nach ISO 9001 in der Firma Varico. Die erste und grundsätyliche Etappe war die Festlegung der Qualitätsstrategie der Firma und Bestimmung des Grunddokuments, das die Qualitätspolitik der Firma Varico ist sowie Einberufung des Qualitätsbeauftragten.
Ein weiterer sehr wichtiger Bestandteil waren Schulungen aller Mitarbeiter und der Leitung im Bereich der ISO-Normen, Einarbeitung von Qualitätssystemen, moderner QM-Techniken und Durchführung von internen Audits. Die Schulungen wurden durch die Fachkräfte von UMBRELLA PROJECT durchgeführt und mit erfolgreich bestandenen Prüfungen abgeschlossen. Die Grundetappe, die gleichzeitig am meisten zeitaufwendig war, war die Schaffung der Systemdokumentation, die die richtige Funktion und Entwicklung der Firma Varico gem der Norm ISO 9001 und Einleitung des ganzen Systems sichert. Das Ergebnis dieser Arbeiten waren 19 Systemverfahren, 29 Anweisungen und 59 Formulare sowie Sammlung aller Dokumente im Qualitätsbuch (insgesamt über 20 MB).
Die Planmäßigkeit des Qualitätssystems beruhte in erster Reihe auf Einführung von Handlungen und demnächst – auf Basis dieser Handlungen und Erfahrungen – sind Prozeduren niedergeschrieben worden. Die aufgenommenen Autorenhandlungen umfassen oft auch Bereiche, die durch die Norm ISO 9001 nicht gefordert sind, sie verändern jedoch erheblich und Schaffen die Organisation und Kultur der Firma.
Das Qualitätssystem bei Varico – was es von anderen Systemen unterscheidet – ist nicht mehr auf die gewöhnliche Art und Weise – auf Papier geführt. Die meisten Verzeichnungen, die im System entstehen sind vom elektronischen Charakter, was den Dokumentenumlauf in der Firma verbessert hat.
Ein der maßgebenden Ergebnisse der Arbeiten an der Qualität ist Schaffung der internen Applikation VIP, die ein integrales System der Verwaltung über Anforderungen und Korrekturen in Programmen bildet, das wesentlich die Produkte beeinflusst hat.
Das eingeleitete Qualitätssystem unterliegt, über die normale Funktion im Alltag hinaus, den Kontrolaudits. Im 1999 haben wir 11 interne Audits durchgeführt, während deren alle Bereiche des Systems geprüft wurden. Auf Grund der gesammelten Informationen sind Vorbeugungsmaßnahmen unternommen und eingeführt worden, die das ganze System abdichten.
Im Dezember 1999 hat das Audit vor der Zertifizierung stattgefunden, das durch unabhängige Auditoren von UMBRELLA PROJECT durchgeführt wurde, das volle Bereitschaft des Systems zur Zertifizierung bewiesen hat. Im März 2000 ist das Qualitätssystem Varico durch die Auditoren der Firma DET NORSKE VERITAS bewertet und verifiziert worden, die die Wirksamkeit des eingeleiteten Systems und seine richtige Funktion bestätigt haben.
Bemerkenswert ist, dass die Firma Varico der erste Softwarehersteller auf dem Markt kleiner und mittelständiger Unternehmen ist, der das Qualitätssystem nach den internetionalen Normen ISO 9001 eingeführt und diese Tatsache durch Erwerb des Zertifikats der TGA bestätigt hat.
Das im 2000 erworbene Zertifikat hat seine Gültigkeit am 31. März 2003 verloren. Varico beschloss ihr System weiterer Verifizierung zwecks Verlängerung des Zertifikats ausszuetzen. Das Audit hat am 31. März 2003 stattgefunden. Es wurde wieder durch die DNV-Einheit durchgeführt. Der unbezweifelte Vorteil des neuen Systems und Überlegenheit über dem alten ist die Prozessbehandlung aller in der Firma vorkommenen Handlungen. Noch einmal haben die Fachleute von DNV die Richtigkeit, Wirksamkeit und Funktionsfähigkeit des bei Varico funktionierenden Qualitätssystems anerkannt.
Vom Anfang der Einleitung des Systems wurden zwei Voraussetzungen angenommen (keine typischen Voraussetzungen auf dem polnischen Markt):
- Die Beschreibung des Systems wird vollkommen in elektronischer Form erfolgen und ausschliesslich die elektronischen Versionen werden überwacht,
- die Prozesse werden zuerst verfeinert und erst dann beschrieben, wodurch die Zeit ihrer Einleitung verkürzt wird.
Die Tatsache, dass die Beschreibung des Systems ausschliesslich in elektronischer Version vorhanden ist, scheint im Falle des Software-Herstellers selbstverständlich zu sein, was aber nicht einfach zu erreichen ist. Es müssen Zugänglichkeit und Aktualität des Systems an allen Arbeitsplätzen gewährleistet werden (auch in den Niederlassungen der Firma). Alle Ausdrucke werden nicht überwacht, was bedeutet, dass sie nicht aktuelle Versionen der Systemprozeduren enthalten können. Der Prozess der Einleitung war auch nicht standardmäßig durchgeführt. Gewöhnlich verläuft es so, dass die Teams Verfahren und Anweisungen des Systems schaffen und demnächst versucht man sie einzuleiten. Es ist mit vielen Schwierigkeiten verbunden, weil es oft nur niedergeschriebene Wünsche sind, dh. man möchte, dass es so verläuft und das Leben bringt viele Überraschungen mit.
Bei Varico haben wir den Prozess der Einleitung mit der Schaffung von Vordrucken begonnen, die uns schon am Start überzeugt haben, dass wichtige Prozesse überwacht sind. Über ein paar Wochen haben wir die Prozesse der Projektierung und der Produktion von Software geändert, dami sie die Anforderungen der Norm erfüllen. Dann kam die sehr schwierige Zeit: die neu entstandenen Abhängigkeiten im System mussten schnell beschrieben werden. Nach der Niederschreibung im September 1999 haben wir mit der Reihe der internen Audits begonnen, die nach und nach den Sachbestand des Systems beschieben haben und uns die Ansicht erlaubten was und wo nicht richtig funktioniert.
Wir haben auch eine Reihe von Korrekturmaßnahmen eingeführt, dank denen das System abgedichtet wurde und wie geplant funktionierte. Am 22. Dezember 1999 hat das Audit vor der Zertifizierung UMBRELLA PROJECT stattgefunden, das das Werk der Firma UMBRELLA PROJECT in der Firma Varico gekrönt hat. Nach der über ein Jahr dauernden Zusammenarbeit haben die Auditoren von UMBRELLA PROJECT den Fortschitt in der Einleitung des Qualitätssystems hoch geschätzt. Hervorgehoben wurde die besonders hohe Motivation der Mitarbeiter von Varico und die qualitätsfördernde Arbeitskultur. Weil keine Diskrepanzen festgestellt wurden, hat man empfohlen, dass mit der Zertifizierung des Qualitätssystems unverzüglich begonnen werden soll. Anfang 2000 habe ich den Vertrag mit der Firma DET NORSKE VERITAS (DNV) über die Zertifizierung des Qualitätssystems nach ISO 9001 unterschrieben. Plangemäß hat am 3. März 2000 hat das Audit und die Zertifizierung stattgefunden und seit dem 10. März 2000 besitzt die Firma Varico das Qualitätszertifikat nach ISO 9001.
Drei Jahre sind vergangen. Über diese Zeit hat Varico an Prozessbehandlung bei allen in der Firma vorkommenden Handlungen gearbeitet. Es sind Prozesskarte, Verfahrensanweisungen, Vordrucke und Dokumentation des Qualitätssystems entstanden. Regelmäßig haben interne Audits stattgefunden, die erlaubten die Handlungen zu korrigieren, Fehler und andere Mängel nachzubessern. Auf diese Art und Weise ist Varico an das nächste Audit – Rezertifizierung vorbereitet worden. Am 31. März 2003 haben die Fachleute von DET NORSKE VERITAS (DNV) ein weiteres Mal den Sitz der Firma besucht. Das Qualitätssystem ist weiterer Verifizierung unterzogen worden. Das Audit ist mit positivem Ergebnis abgeschlossen worden - Varico hat erneut das Qualitätszertifikat erlangt, diesmal nach ISO 9001:2000.